7 ԽՈՐՀՈՒՐԴ GMAIL-ՈՎ ԱՇԽԱՏԵԼՈՒ ՀԱՄԱՐ GOOGLE-Ի ՆԱԽԿԻՆ ԱՇԽԱՏԱԿՑԻՑ

Աշխատանքային օրվա 1/3-ը մենք անց ենք կացնում՝ մեր նամակներն ուսումնասիրելով, դասակարգելով ու դրանց պատասխանելով: Դա մեր արդյունավետ աշխատանքային ժամանակի 28%-ն է՝ շաբաթական գրեթե 13 ժամ: Ինչպե՞ս կրճատել նամակագրության վրա ծախսվող ժամանակը և ավելի արդյունավետ օգտագործել Gmail ծառայությունը. պատմում է Google-ի նախկին աշխատակիցը:

4503

2011 թվականին Ռուդոլֆ Դյութելն ընդունվեց աշխատանքի Google-ում.

«Իմ առաջին աշխատանքային օրը Google-ում նման էր Հարրի Փոթերի ժամանմանը Հոգվարթս. սարսափելի հուզվում էի, ինչպես դպրոցականն իր առաջին ժամադրությանը, ու չգիտեի, թե ինչ անեի: Այդ պատճառով մեծ ուրախությամբ սկսեցի անել յուրաքանչյուր գործ, որն ինձ վստահում էին, և փորձում էի հնարավորինս շատ բան սովորել այդ ամենից», – հիշում է Ռուդոլֆը:

Հետագա երկու տարիներին Ռուդոլֆը զբաղվում էր Gmail ծառայության կորպորատիվ վաճառքներով, ինչպես նաև աշխատակիցներին սովորեցնելով՝ ինչպես ավելի արդյունավետ աշխատել Gmail-ով:

Rodolphe Dutel

Այսօր Ռուդոլֆ Դյութելը Google-ի աշխատակից չէ: Նա աշխատում է Buffer ընկերությունում, ինչպես նաև Remotive նախագծի հիմնադիրն է, որը էլեկտրոնային շաբաթաթերթ է հեռավորության վրա աշխատող մարդկանց համար: Սակայն Ռուդոլֆը առ այսօր շարունակում է կիրառել այն հմտությունները, որոնք ինքը սովորեցնում էր իր աշխատակիցներին Google ընկերությունում:

Հիմնվելով իր փորձի վրա՝ Դյութելն առանձնացրել է 7 օգտակար խորհուրդ, որոնց շնորհիվ դուք հնարավորինս կկրճատեք էլ. փոստի նամակների վրա ծախսվող ձեր ժամանակը:

ՕԳՏՎԵՔ ՈՒՂԱՐԿՎԱԾ ՆԱՄԱԿԸ ՀԵՏ ԿԱՆՉԵԼՈՒ ՀՆԱՐԱՎՈՐՈՒԹՅՈՒՆԻՑ

Շատ հաճախ նամակն ուղարկելուց հետո ենք միայն նկատում նամակի մեջ առկա սխալները կամ այն, որ մոռացել ենք կցել անհրաժեշտ փաստաթուղթը: Այսուհետ կարելի է կանգնեցնել նամակի «ընթացքը»՝ անգամ «ուղարկել» կոճակը սեղմելուց հետո: Այս ֆունկցիան կարելի է գործարկել՝ մուտք գործելով էլ. փոստի կարգավորումներ և ընդհանուր կարգավորումներում ակտիվացնելով նամակը հետ կանչելու ֆունկցիան: Ցանկության դեպքում կարելի է նաև սահմանել ֆունկցիայի գործողության ժամկետը` 5, 10, 20 կամ 30 վայրկյան: Այս հնարավորությունը երբեմն իսկապես կարող է փրկել «հուսահատ իրավիճակներից»:

ՕԳՏԱԳՈՐԾԵՔ ՆԱՄԱԿՆԵՐԻ ՁԵՎԱՆՄՈՒՇՆԵՐ

Մենք շատ հաճախ գրում ենք նմանատիպ նամակներ: Երբեմն ամբողջությամբ կրկնում ենք այլ հասցեատերերին ուղարկված նամակները: Մի քանի այսպիսի ձևանմուշ պատրաստելով՝ կարելի է էական ժամանակ խնայել, չէ՞ որ ավելի հեշտ է մի քանի բառ փոխել, քան գրել նոր նամակ՝ գրեթե նույն բովանդակությամբ: Իհարկե, վերջում նամակը պետք է ուշադրությամբ կարդալ: Սա հատկապես օգտակար կլինի վաճառքի ոլորտում աշխատող մարդկանց համար: Ձևանմուշներն ակտիվացնելու համար մուտք գործեք կարգավորումներ, վերևի տողում ընտրեք «Լաբորատորիա» բաժինը և ակտիվացրեք Шаблоны ответов/ Canned Responses ֆունկցիան: Հենց այս ֆունկցիան օգտագործելով է Ռուդոլֆը իր Remotive նախագծի առաջին 1500 բաժանորդներին ուղարկել իր կոնտակտային տվյալները:

gmail

ՕԳՏԱԳՈՐԾԵՔ ՕՖԼԱՅՆ ՀԱՍԱՆԵԼԻՈՒԹՅԱՆ ՀՆԱՐԱՎՈՐՈՒԹՅՈՒՆԸ

Ինչպե՞ս աշխատել Gmail-ում՝ չունենալով ինտերնետ: Մուտքային նամակներին հասանելիություն չունենալով՝ երբեմն խելագարության կարելի է հասնել: Ինտերնետի սահմանափակ կամ ոչ մշտական հասանելիության դեպքում կարելի է օգտվել Gmail-ի օֆլայն ֆունկցիայից: Օֆլայն Gmail-Ի շնորհիվ կարելի է կարդալ, պատասխանել, փնտրել և արխիվացնել նամակները՝ առանց ինտերնետի: Այն հնարավորություն է տալիս ոչ միայն աշխատել էլ փոստի, այլև Google Drive ու Google Docs-ի հետ:

ՍԵՂՄԵՔ «ԴԱԴԱՐ» ԿՈՃԱԿԸ

Երբ կենտրոնացած աշխատում եք, իսկ նամակները մեկը մյուսի հետևից գալիս են ձեր էլ. փոստին, աճում է նաև անհանգստությունը՝ իսկ գուցե որևէ շտապ բա՞ն կա: Արդյունքում կրկին շեղվում եք աշխատանքից: Ռուդոլֆ Դյութելն առաջարկում է օգտվել  Пауза входящих/Inbox Pause կոճակից: Երբ անհետաձգելի գործերն ավարտեք, կարող եք կրկին գործարկել նամակներ ստանալու ֆունկցիան և ստանալ դրանք ասես հենց այդ պահին:

ՀՐԱԺԱՐՎԵՔ ՈՉ ՊԵՏՔԱԿԱՆ ԾԱՆՈՒՑՈՒՄՆԵՐԻՑ

Ամբողջությամբ զերծ մնալ էլ. փոստին ամենատարբեր ծանուցումներ ստանալուց անհնար է, բայց դրանցից ազատվելն այնքան էլ դժվար չէ: Ռուդոլֆ Դյութելը գտնում է, որ ավելորդ ծանուցումներից ազատագրվելու ամենալավ ու հարմար միջոցներից մեկը unroll.me-ն  է: Բավական է գրանցվել, բաց անել ծանուցումների ցանկը և հրաժարվել նրանցից, որոնք ձեզ պետք չեն:

ՄԻԱՑՐԵՔ ԷԼ. ՓՈՍՏԻ ԿՐԿՆԱԿԻ ՊԱՇՏՊԱՆՈՒԹՅՈՒՆԸ

Քանի որ Google-ը մեր մասին ամեն ինչ գիտի, առավել քան կարևոր է ուշադրություն դարձնել անվտանգությանը: Միացրեք two-factor authentication-ը, որի շնորհիվ ձեր էլ. փոստ մուտք գործելու համար հարկավոր կլինի ոչ միայն ձեր գաղտնաբառը, այլև այն կոդը, որը տվյալ պահին կուղարկվի ձեր հեռախոսի վրա՝ sms հաղորդագրության տեսքով: Այնպիսի հայտնի ընկերություններ, ինչպես Dropbox-ը, Facebook-ը և Twitter-ն են, նույնպես օգտագործում են կրկնակի գաղտնաբառի տարբերակը: Ռուդոլֆն առաջարկում է ուշադրություն դարձնել նաև 1Password սերվիսի վրա: Ինչպես նաև ապահովության համար խորհուրդ է տալիս նույն էլ. փոստը չօգտագործել երկու և ավելի սարքերի վրա միաժամանակ:

ԻՄԱՑԵՔ ՁԵՐ ՆԱՄԱԿՆԵՐԻ ՄԱՍԻՆ ԱՎԵԼԻՆ

Facebook-ում նամակ գրելով՝ դուք կարող եք իմանալ, երբ Է նամակն ընթերցվել: Gmail-ի համար նույնպես կա այդպիսի լուծում, որը կոչվում է Sidekick: Այն կարող է շատ օգտակար լինել աշխատանք փնտրող մարդկանց կամ վաճառքի մենեջերների համար, չէ՞ որ հետաքրքիր է իմանալ, թե ով է բացել ձեր նամակը, երբ, սեղմել է արդյոք հղման վրա և այլն:

Հիմա դուք մի փոքր ավելի եք տեղեկացված Gmail-ի հնարավորությունների, ինչպես նաև անվտանգության մասին: Հուսով ենք՝ այս խորհուրդները կօգնեն ձեզ ավելի արդյունավետ գտագործել ձեր ժամանակը:

7 things I learned about Gmail working at Google

In this article


Join the Conversation